Slimme koppelingen

Met Easyrapport kunt u eenvoudig alle gegevens van alle leerlingen, klassen en groepen importeren. Wij verwerken de gegevens conform de EDEX standaarden. De gegevens van de leerlingen worden niet zonder uw toestemming met derden gedeeld.

Het synchroniseren is alleen mogelijk voor de beheerders van Easyrapport.

Staat uw leerlingadministratie systeem er niet tussen? Dan kunt u altijd nog een EDEX XML bestand uploaden in Easyrapport. Alle schooladministratie systemen zijn verplicht deze vorm van gegevensuitwisseling te ondersteunen.

Prefereert u een directe koppeling, maar staat het systeem dat u op school gebruikt er niet tussen? Neem dan contact met ons op via info@easyrapport.nl.

ParnasSys

Er is een directe koppeling gemaakt met het leerlingenadministratiesysteem ParnasSys. Deze koppeling betreft de UWLR-koppeling en heeft in dit geval als doel om de leerlingen, groepen en klassenindeling uit ParnasSys in Easyrapport in te laden.

Voor een succesvolle installatie dient u de installatiehandleiding (PDF) door te nemen. Neem bij eventuele vragen contact met ons op via het adres: support@easyrapport.nl

Overzicht ingeladen gegevens

U krijgt een volledig overzicht van de klassen, leerlingen en de groepen van de leerlingen die rechtstreeks uit ParnasSys komen. Het overzicht zou een volledig overzicht van uw school moeten tonen. Kijk de klasindeling dus goed na. Iedere leerling heeft verder nog een "status". Er zijn (slechts) twee mogelijkheden:

  • De leerling is bekend, dit betekent dat het systeem de leerling herkent en de import de leerling zal bewerken (updaten) waar nodig. Bij het bewerken gaat er geen rapport historie verloren.
  • De leerling is (niet) bekend. Dit betekent dat het systeem de leerling toegevoegd zal worden. De leerling heeft in dit geval (nog) geen rapport historie. Dit kan voorkomen als de leerling net ingestroomd is, u start net een nieuw schooljaar, of u bent nog maar net aan de slag gegaan met Easyrapport.

Let op: geeft het systeem aan dat u meer nieuwe leerlingen heeft dan u zelf verwacht? Dan bent u mogelijk overgestapt op een nieuw schooladministratiesysteem. In dat geval neemt u eerst contact met ons op via support@easyrapport.nl.

Klopt de lijst volgens u? Dan kunt u kiezen tussen twee mogelijkheden:

  • De volledige import: deze is bedoeld voor een nieuwe import alle klassen worden opnieuw aangemaakt en u dient de Easyrapport gebruikers opnieuw te koppelen aan de klassen (normaal gesproken komt dit alleen voor in het nieuwe schooljaar).
  • Alleen leerlingen bijwerken: deze optie kiest u als u een paar nieuwe leerlingen heeft of bijvoorbeeld wat andere kleine correcties heeft gedaan in uw schooladministratiesysteem. De klassen en gebruikers blijven in dit geval intact en alleen leerlingmutaties worden doorgevoerd.

Indelen van de klassen

Slimme koppelingen klasindeling

Het indelen van de klassen komt alleen voor als u voor de "volledige import" optie heeft gekozen.

De namen en de gekoppelde leerlingen van de klassen komen rechstreeks uit uw schooladministratiesysteem. U heeft in Easyrapport echter de mogelijkheid om deze naamgeving aan te passen waar nodig. Indien u al gebruikers heeft in Easyrapport dan kunt u ook direct de juiste leerkracht(en) aan de klassen koppelen.

Bent u een nieuwe Easyrapport gebruiker en heeft u nog geen leerkrachten aangemaakt, geen nood, u kunt ook altijd later nog de leerkrachten aanmaken en koppelen aan de klassen.

Leerlingen overzicht

Overzicht leerlingen

Het overzicht van de leerlingen is bedoeld om u nog één keer een goed overzicht van alle leerlingen en klassen te laten zien. Iedere klas inclusief de leerlingen wordt in dit overzicht getoond.

Alle leerlingen die actief zijn in Easyrapport, maar niet gekoppeld kunnen worden aan een klas krijgen als titel "Leerlingen zonder klas". Als het goed is zijn dit de leerlingen die niet (meer) in uw schooladministratiesysteem staan. Er gebeurd niks met deze leerlingen, totdat u ze bijvoorbeeld verwijderd of archiveerd. Tot die tijd blijven deze leerlingen actief, maar hebben ze dus geen klas.

Klopt de indeling? Dan kunt u op de knop "Opslaan & afronden" klikken en de import is dan voltooit.

Afronding

Import afronden

Gefeliciteerd u bent klaar met importeren. In de meeste gevallen maakt u (waar nodig) de ontbrekende leerkrachten aan in het gebruikersbeheer en koppelt u deze leerkrachten dan aan de juiste klas, of u archiveert alle leerlingen die niet meer bij u op school zitten.

Zowel het onderdeel "archief" als het onderdeel "gebruikersbeheer" zijn ook via het menu te bereiken.

 

 

EDEX

EDEX (EDucatieve Export) is een Nederlandse open standaard, die gebruikt wordt voor het uitwisselen van gegevens tussen uw schooladministratieprogramma en educatieve software (zoals Easyrapport).

Uit uw schooladministratieprogramma kunt een EDEX XML bestand exporteren. Dit bestand bevat gegevens van de leerlingen, de groepsindeling, enzovoort. Wanneer u dit bestand inleest in Easyrapport, heeft u in één keer alle klassen, leerlingen en de groepen in Easyrapport.

Let s.v.p. op dat u de laatste versie van de standaard gebruikt. Het gaat hierbij om EDEX 2.0.

Overzicht ingeladen gegevens

Volledig leerlingen overzicht

U krijgt een volledig overzicht van de klassen, leerlingen en de groepen van de leerlingen die rechtstreeks uit uw leerlingadministratiesysteem (LAS) komen. Het overzicht zou een volledig overzicht van uw school moeten tonen. Kijk de klasindeling dus goed na. Iedere leerling heeft verder nog een "status". Er zijn (slechts) twee mogelijkheden:

  • De leerling is bekend: Dit betekent dat het systeem de leerling herkent en de import de leerling zal bewerken (updaten) waar nodig. Bij het bewerken gaat er geen rapport historie verloren.
  • De leerling is (niet) bekend: Dit betekent dat het systeem de leerling toegevoegd zal worden. De leerling heeft in dit geval (nog) geen rapport historie. Dit kan voorkomen als de leerling net ingestroomd is, u start net een nieuw schooljaar, of u bent nog maar net aan de slag gegaan met Easyrapport.

Let op: geeft het systeem aan dat u meer nieuwe leerlingen heeft dan u zelf verwacht? Dan bent u mogelijk overgestapt op een nieuw schooladministratiesysteem. In dat geval neemt u eerst contact met ons op via support@easyrapport.nl.

Klopt de lijst volgens u? Dan kunt u kiezen tussen twee mogelijkheden:

  • De volledige import: deze is bedoeld voor een nieuwe import alle klassen worden opnieuw aangemaakt en u dient de Easyrapport gebruikers opnieuw te koppelen aan de klassen (normaal gesproken komt dit alleen voor in het nieuwe schooljaar).
  • Alleen leerlingen bijwerken: deze optie kiest u als u een paar nieuwe leerlingen heeft of bijvoorbeeld wat andere kleine correcties heeft gedaan in uw schooladministratiesysteem. De klassen en gebruikers blijven in dit geval intact en alleen leerlingmutaties worden doorgevoerd.

Indelen van de klassen

Het indelen van de klassen komt alleen voor als u voor de "volledige import" optie heeft gekozen.

De namen en de gekoppelde leerlingen van de klassen komen rechstreeks uit uw schooladministratiesysteem. U heeft in Easyrapport echter de mogelijkheid om deze naamgeving aan te passen waar nodig. Indien u al gebruikers heeft in Easyrapport dan kunt u ook direct de juiste leerkracht(en) aan de klassen koppelen.

Bent u een nieuwe Easyrapport gebruiker en heeft u nog geen leerkrachten aangemaakt, geen nood, u kunt ook altijd later nog de leerkrachten aanmaken en koppelen aan de klassen.

Leerlingen overzicht

Het overzicht van de leerlingen is bedoeld om u nog één keer een goed overzicht van alle leerlingen en klassen te laten zien. Iedere klas inclusief de leerlingen wordt in dit overzicht getoond.

Alle leerlingen die actief zijn in Easyrapport, maar niet gekoppeld kunnen worden aan een klas krijgen als titel "Leerlingen zonder klas". Als het goed is zijn dit de leerlingen die niet (meer) in uw schooladministratiesysteem staan. Er gebeurd niks met deze leerlingen, totdat u ze bijvoorbeeld verwijderd of archiveerd. Tot die tijd blijven deze leerlingen actief, maar hebben ze dus geen klas.

Klopt de indeling? Dan kunt u op de knop "Opslaan & afronden" klikken en de import is dan voltooit.

Afronding

Gefeliciteerd u bent klaar met importeren. In de meeste gevallen maakt u (waar nodig) de ontbrekende leerkrachten aan in het gebruikersbeheer en koppelt u deze leerkrachten dan aan de juiste klas, of u archiveert alle leerlingen die niet meer bij u op school zitten.

Zowel het onderdeel "archief" als het onderdeel "gebruikersbeheer" zijn ook via het menu te bereiken.

 

 

Cito LOVS

Er is een koppeling beschikbaar tussen het computerprogramma Cito-LOVS en Easyrapport. Deze koppeling wordt door Cito de DULT-koppeling genoemd (Digitale Uitwisseling Leerlinggegevens en Toetsresultaten).

Het doel van deze koppeling is eenvoudig. U wilt de ingevoerde, berekende Cito-resultaten automatisch laten binnenlopen in Easyrapport. Let op: Cito LOVS is voor deze resultaten altijd leidend. Gegevens vanuit Easyrapport worden dus niet in Cito LOVS zelf verwerkt.

Selecteer relevante toetsen

Vanuit Cito LOVS komt ontzettend veel historische data binnen. Zo staan de vakken uit 1996 nog steeds in het computerprogramma LOVS en dat maakt het matchen tussen LOVS en het rapport in Easyrapport wat omslachtig.

Om die reden laten we u in de eerste stap de toetsen selecteren waarvan u de gegevens graag wilt laten binnenlopen. Vink alle relevante toetsen aan die voor uw school gelden en klik daarna op de knop volgende.

CSV upload

CSV inlezen

Een CSV is letterlijk vertaald een komma gescheiden bestand. Dit bestand kunt u maken vanuit: Excel, maar ook vanuit Open-Source pakketten zoals Open-office. Zie ook de uitleg op Wikipedia.

Met een CSV bestand kunt u de leerlingenadministratie in Easyrapport bijwerken. Maakt u gebruik van een Nederlands leerlingenadministratiesysteem (LAS) en heeft u de EDEX 2.0 export mogelijkheden? Dan raden wij u aan deze te gebruiken en niet voor deze optie te kiezen.

Gaat u via een CSV bestand uw leerlingen bijwerken, dan moet deze de volgende gegevens bevatten: 

  • Kolom A: een uniek nummer voor de leerling uit uw administratiesysteem. Heeft u deze niet? Laat de kolom dan leeg!
  • Kolom B: het geslacht. Let op: F = Female (vrouw) en M = male (man), geen of een ongeldige waarde betekent dat het geslacht onbekend is.
  • Kolom C: de initialen van de leerling, bijvoorbeeld: "M.", "C.B." enzovoorts.
  • Kolom D: de voornaam van de leerling.
  • Kolom E: eventuele tussenvoegsel(s) van de leerling.
  • Kolom F: de achternaam van de leerling.
  • Kolom G: de geboortedatum van de leerling. Let op: dit is een internationaal formaat (YYYY-MM-DD) bijv: 2000-02-20 voor 20 februari 2000.
  • Kolom H: het groepsnummer van de leerling.
  • Kolom I: de klas waar deze leerling aan gekoppeld dient te worden. Indien leeg, wordt de leerling (nog) niet aan de klas gekoppeld. Dit kunt u ook achteraf nog in Easyrapport doen.

De kolommen: D (voornaam), F (achternaam) en H (groepsnummer) zijn verplicht. Alle overige velden zijn optioneel.

Overige koppelingen

We proberen Easyrapport zoveel mogelijk te automatiseren en dus uit te breiden met (stabiele) koppelingen. Mist u nu een koppeling die u graag gerealiseerd zou willen hebben? Laat ons dit dan vooral weten! Uw suggesties kunt u sturen naar info@easyrapport.nl.

Niet iedere koppeling zal direct kunnen worden gemaakt, onze ervaring is dat sommige partijen lang erover doen om ons toegang te geven. U kunt dit natuurlijk wel stimuleren, door ook bij uw leverancier aan te geven dat u graag de koppeling werkelijkheid ziet worden.